POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Compañía C.I. FARMACAPSULAS S.A. es una sociedad constituida conforme a las leyes de Colombia,
dedicada a la fabricación y comercialización de cápsulas duras y medicamentos, vigilada por la
Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, en adelante se denominará FARMACAPSULAS.

En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales”, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Circular
Externa No. 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás disposiciones
complementarias, que las modifiquen o sustituyan, FARMACAPSULAS pone a disposición de los Titulares
de Datos de Personales y a sus causahabientes la presente Política de Tratamiento de Datos Personales
aplicada por FARMACAPSULAS respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión
y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de Datos Personales.

Destacamos que FARMACAPSULAS es una empresa que siempre se ha caracterizado por su
compromiso con la seguridad de la información, adoptando normas internas sobre el uso y seguridad de
la información desde el año 2005.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

NOMBRE: C.I. Farmacapsulas S.A.
DOMICILIO SOCIAL: Calle 79B No. 78C – 21, de la ciudad de Barranquilla, Colombia.
CORREO ELECTRONICO: contacto@farmacapsulas.com
TÉLEFONO: (5) 3304100

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los Datos Personales registrados en cualquier base de datos de
FARMACAPSULAS, cuyo Titular sea una persona natural.

Ésta política está disponible para su consulta en la página web corporativa www.farmacapsulas.com.

3. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normativa vigente en materia de
protección de Datos Personales, serán aplicables las siguientes definiciones tomadas de las normas
vigentes en Colombia que regulan la materia:

  • a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
    Tratamiento
    de Datos Personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta
    posterior, Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley;
  • b) Base de Datos:: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;
  • c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
    naturales determinadas o determinables;
  • d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
    asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
    Tratamiento;
  • e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
    en
    asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  • f) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;
  • h) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular
    o cuyo
    uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
    étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
    organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político
    o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos
    relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • i) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
    públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
    calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
    contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
    sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • j) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el
    Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le
    informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables,
    la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos
    Personales.
  • k) Causahabiente: Es la persona que sucede a una persona natural fallecida, denominada casusante.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES.

  • a) Contactar a FARMACAPSULAS, a través de los canales de atención establecidos en la presente
    Política, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se podrá
    ejercer,
    entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
    cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FARMACAPSULAS salvo cuando, de acuerdo con la
    Ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.
  • c) Ser informado por FARMACAPSULAS, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos
    por FARMACAPSULAS, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
    dispuesto en
    la normativa vigente en materia de protección de Datos Personales y las demás normas que la modifiquen,
    adicionen o complementen.
  • e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
    respeten los
    principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • f) Solicitar de forma gratuita, a través de los canales dispuestos por FARMACAPSULAS, sus Datos
    Personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de los Datos Personales de practicantes, candidatos en procesos de selección de personal
y contratación laboral o de prestación de servicios independientes, empleados, jubilados, ex empleados,
proveedores, contratistas, clientes o de cualquier persona con la cual FARMACAPSULAS haya tenido,
tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará conforme a la
normativa que regula la materia y serán todos los necesarios para el desarrollo de la actividad de
FARMACAPSULAS.

FARMACAPSULAS podrá hacer uso de los Datos Personales recolectados para:

  • Desarrollar la actividad de FARMACAPSULAS conforme a su objeto social.
  • Ejecutar la relación contractual con clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, incluida el pago
    de
    obligaciones y cumplir con los demás compromisos contractuales, así como efectuar las actividades
    necesarias en las etapas precontractual y pos contractual. Así como para cumplir obligaciones como
    empresa usuaria ante trabajadores en misión;
  • Evaluar la calidad del servicio y/o productos y atender auditorías internas o externas;
  • Realizar estudios de mercados y/o publicitarios, encuestas e informar sobre nuevos productos o
    servicios y/o sobre cambios en los mismos;
  • Cumplir con la normatividad vigente y con requerimientos de autoridad competente;
  • Cumplir con las normas aplicables a clientes, proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a
    las tributarias y comerciales.
  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral o de prestación de servicios
    independientes, según sea el caso, y cumplir lo dispuesto en las normas laborales, de seguridad social
    y de seguridad y salud en el trabajo, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados, prestadores de
    servicios independientes, candidatos a vacantes, practicantes o ex practicantes;
  • Enviar comunicaciones físicas, electrónicas, celular, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro
    medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, para suministrar información comercial,
    publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, realizar encuestas
    o relativa al proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral o de prestación de servicios
    independientes, cumplimiento de obligaciones contractuales, desarrollo de actividades precontractuales
    y pos contractuales, efectuar trámites y suministrar sus datos de contacto a terceros con quienes se
    desarrollen programas de bienestar laboral y de beneficios;
  • Registrar la información de prestadores de servicios independientes, empleados, practicantes, ex
    practicantes y/o jubilados en las bases de datos de FARMACAPSULAS y desarrollar programas de
    bienestar laboral y de beneficios a empleados;
  • Recolectar datos en los puestos de seguridad de FARMACAPSULAS de las personas que ingresen a
    sus instalaciones e imágenes de las videograbadoras localizadas dentro o fuera de las instalaciones de
    FARMACAPSULAS, con el fin de garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de
    FARMACAPSULAS, las cuales podrán servir de prueba en cualquier tipo de proceso.
  • Acceder y consultar los datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos
    de cualquier Entidad Pública o Privada ya sea nacional, internacional o extranjera.
  • Para el reconocimiento y ejercicio de los derechos de los accionistas de FARMACAPSULAS;
  • Las demás finalidades indicados en la autorización otorgada por el Titular del dato o descritas en el
    aviso
    de privacidad respectivo, según sea el caso.

6. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS: SENSIBLES Y NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Datos Sensibles

En el evento que se recolecten Datos Personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su
Tratamiento. FARMACAPSULAS podrá recolectar y dar tratamiento a datos personales sensibles cuando:

  • a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por
    ley no
    sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  • b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
    encuentre física o
    jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
    autorización;
  • c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
    garantías por
    parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad
    sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o
    a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los
    datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
    defensa de
    un derecho en un proceso judicial;

Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

Queda proscrito el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos
que sean de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos: i) se
asegurare el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, y ii) respete el interés
superior de los niños, niñas y adolescentes.

Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas
para representarlos

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

FARMACAPSULAS, como responsable y encargado del tratamiento de los Datos Personales del Titular,
cumplirá en todo momento con los siguientes principios, de acuerdo con las definiciones establecidas para
cada uno de ellos en las normas vigentes en Colombia que regulan la protección de Datos Personales:
legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida,
seguridad, confidencialidad, temporalidad, interpretación integral de derechos constitucionales y demás
principios previstos en la ley.

Asimismo, FARMACAPSULAS cumplirá en todo momento con las medidas de seguridad administrativas,
técnicas y legales que garanticen la protección de los Datos Personales contra cualquier tratamiento
contrario a esta política o a las normas vigentes, incluyendo pero sin limitarse a su adulteración, pérdida,
consulta tratamiento o acceso no autorizado o fraudulento, y contra las desviaciones de
información, según los requisitos y condiciones establecidos por la normativa que regula la materia o por
La Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El personal que realice el tratamiento de los Datos Personales cumplirá con los procedimientos
establecidos por FARMACAPSULAS, con el fin de garantizar la seguridad de la información.

8. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

FARMACAPSULAS podrá transferir, transmitir, suministrar, compartir, enviar o entregar a terceros,
nacionales o extranjeros, algunos o todos los Datos Personales del Titular, para una o más de las
finalidades que han justificado su recopilación y tratamiento. Dichos terceros podrán ser asesores
profesionales externos y/u otros prestadores de servicios que actúen como encargados a nombre y por
cuenta de FARMACAPSULAS, en el evento que dichos terceros requieran la información para los fines
indicados en esta política. El Titular, con la aceptación de la presente política, otorga su consentimiento
previo, expreso, informado e inequívoco para que FARMACAPSULAS transfiera y transmita sus Datos
Personales en los términos anteriormente descritos.

FARMACAPSULAS se asegurará de que el tercero receptor asuma las mismas obligaciones que
corresponden a FARMACAPSULAS en lo que se refiere al tratamiento de sus Datos Personales,
incluyendo la obligación de utilizar sus Datos Personales única y exclusivamente para las finalidades para
las cuales fueron recopilados, de conformidad con la presente Política y con las normas vigentes en la
materia; así mismo, los Datos Personales únicamente podrán ser utilizados por dichos terceros receptores
para asuntos directamente relacionados con la relación propia que estos tengan con FARMACAPSULAS,
y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. En todo
momento el tercero receptor tendrá la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la
información, y en ningún caso podrá divulgar o entregar los Datos Personales a otros.

9. MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA Y
RECLAMO.

FARMACAPSULAS ha dispuesto los siguientes canales de atención gratuitos con el fin de que usted
formule sus consultas o reclamos:

Dirección: Calle 79B No. 78C-21 Barraquilla, Colombia.

Página web: https://www.farmacapsulas.com/contacto/

Correo electrónico: contacto@farmacapsulas.com

El área responsable de atender las quejas y reclamos que formule el Titular de los datos es el área
Jurídica
de FARMACAPSULAS.

Para la realización de consultas y/o reclamos deberá acreditar que usted es el Titular de los datos o
su
causahabiente, adjuntando copia de su documento de identidad, y la dirección física o electrónica en la
cual desea recibir la respuesta.

  • Reclamos: Cuando se trate de la formulación de reclamos para corrección, actualización revocatoria
    de la autorización y/o supresión de los Datos Personales, o cuando adviertan el presunto
    incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, los Titulares podrán presentar un
    reclamo a través de los canales de atención dispuestos en la presente política, con identificación del
    Titular, descripción de los hechos que dan lugar al mismo, y los documentos en que se fundamente su
    reclamo o que quiera hacer valer.

    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo
    en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
    mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

    El plazo para obtener respuesta es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su
    recibo, siempre que la solicitud cumpla con todos los requisitos. Cuando no fuere posible atender la
    petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
    señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
    días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    En el caso en que falte alguno de los requisitos aquí establecidos, se le informará al interesado dentro
    de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que subsane las fallas. Si
    no las subsana en plazo de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, la solicitud
    se tendrá por desistida.

    En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
    corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
    C.I. FARMACAPSULAS S.A.

  • Consultas: Cuando se trate de la formulación de consultas respecto a la información personal del
    Titular que repose en cualquier base de datos, estas consultas deberán formularse a través de los
    canales de atención dispuestos en la presente política, indicando de manera precisa la información
    solicitada, la identificación del Titular, y adjuntando los documentos que quiera hacer valer. El plazo
    para obtener respuesta es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo y se
    deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
    identificación del Titular.Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se
    informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
    su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
    del primer término.

    En el caso en que falte alguno de los requisitos aquí establecidos, se le informará dentro de los diez
    (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que los complete, si no los subsana en
    plazo de los treinta (30) días hábiles a la fecha de requerimiento de subsanación, su consulta se tendrá
    por desistida y se archivará.

10. DEBERES DE FARMACAPSULAS

Sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones contenidas en ley y otras que rijan su actividad,
FARMACAPSULAS, como responsable y encargado del Tratamiento de los Datos Personales, está
obligado a:

  • a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
    autorización
    otorgada por el Titular;
  • c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
    asisten por
    virtud de la autorización otorgada;
  • d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
    adulteración,
    pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
    comprensible;
  • f) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos
    de la
    Ley;
  • g) Actualizar la información dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo,
    atendiendo
    todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
    medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada;
  • h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente;
  • i) Tratar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo
    previsto
    en la Ley;
  • j) Garantizar en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
    información
    del Titular;
  • k) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;
  • l) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una
    vez se
    haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • m) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, en la forma en que se regula en
    la ley;
  • n) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado
    por
    parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato
    personal;
  • o) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo
    haya
    sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • p) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • q) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • r) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
    seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • s) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
    Comercio.
  • t) Los demás que se deriven de la Constitución o de la ley

11. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

A más tardar en el momento de la recolección de sus datos, FARMACAPSULAS solicitará la autorización
del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, le informará sobre los datos que serán
recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el
consentimiento. La referida autorización se obtendrá en medios informáticos, electrónicos, orales,
documento escrito o cualquier otro que permita conservar prueba de la autorización.

12. CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD.

La Política de Tratamiento de Datos Personales está disponible en la página web
www.farmacapsulas.com. FARMACAPSULAS se reserva el derecho a realizar cambios en la referida
Política. Cualquier cambio sustancial en la misma será informado a través de medios informáticos,
electrónicos, orales, documento escrito o cualquier otro que garantice y cumpla con el deber de informar
al Titular.

13. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

FARMACAPSULAS solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el
tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento,
atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos,
contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del
tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los
Datos Personales en su posesión. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando
así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

14. VIGENCIA

FARMACAPSULAS cuenta con una Política de Seguridad desde abril de 2005 y un procedimiento de “Uso
del Entorno de Tecnología de Información de la Organización DTI-PA-G001” desde el 16 de marzo de
2010.

La presente política complementa las normas internas antes citadas, rige a partir de su expedición y se
mantendrá vigente mientras resulte necesario para las finalidades establecidas en la presente política.

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